RODO

KLAUZULA INFORMACYJNA DOT. DANYCH OSOBOWYCH

Prosimy o zapoznanie się z poniższym zestawem informacji na temat przetwarzanie przez nas Państwa danych osobowych, których udzielenie wymagane jest przepisami Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej RODO.

1. Administratorem Państwa danych osobowych są Metr Kwadratowy Nieruchomości Sp. z o.o. oraz Saper Nieruchomości sp. z o.o., ul. Tadeusza Kościuszki 13/10, 87-100 Toruń, z którym mogą się Państwo kontaktować pod numerem +48 733-915-444 oraz adresem e-mail: kontakt@metrkwadratowy.net
2. Administrator prowadzi działalność gospodarczą w zakresie zarządzania mieszkaniami na wynajem. W zależności od tego, jakie relacje łączą Państwa z administratorem, Państwa dane osobowe będą przetwarzane w wyszczególnionych poniżej celach i przez wskazane poniżej okresy.

– jeśli są Państwo kandydatami na najemców mieszkań, które pozostają pod naszą opieką lub ich najemcami:

1. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. F RODO – w celu realizacji naszego uzasadnionego interesu oraz interesu naszych klientów, którzy są wynajmującymi nieruchomość (dalej: Wynajmujący), a mianowicie: dokonania w imieniu Wynajmującego selekcji osób zainteresowanych zawarciem umowy najmu, weryfikacji w imieniu Wynajmującego Państwa zdolności do wykonania Umowy, zawarcia z Państwem w imieniu Wynajmującego umowy najmu, wykonywania w imieniu Wynajmującego praw i obowiązków wynikających z zawartej pomiędzy Państwem a Wynajmującym umowy najmu, a w szczególności: pobierania opłat, wystawiania rachunków, rozliczania mediów, usuwania usterek itp., zawarcia na rzecz Państwa umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej wymaganej przez Wynajmującego w związku z zawarciem umowy najmu, jeżeli sami Państwo takiej umowy nie zawarli, dochodzenia i obrony przed roszczeniami, które mogą wystąpić pomiędzy Państwem oraz Wynajmującym, między nami a Wynajmującym oraz między nami a Państwem, przekazywania danych od Państwa zadłużeniu do biur informacji gospodarczej oraz giełd wierzytelności, prowadzenia naszej wewnętrznej administracji oraz sprawozdawczości.
2. w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a RODO, na podstawie Państwa odrębnej zgody możemy przekazywać Państwa dane do portalu dobrzynajemcy.pl prowadzonego przez System Obsługi Najmu sp. z o.o. w celu informowania przez tę spółkę osób trzecich o rzetelności najemców na zasadach i warunkach określonych przez tę spółkę w regulaminie dostępnym w tymże serwisie.

Państwa dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia realizacji umowy najmu zawartej pomiędzy Państwem a Wynajmującym oraz przedawnienia wszelkich powstałych w związku z nią roszczeń (tj. między Państwem a Wynajmującym, między nami a Wynajmującym oraz między nami a Państwem) a także zobowiązań podatkowych. Jeśli nie doszło między Wynajmującym a Państwem do zawarcia umowy, Państwa dane będą przetwarzane najdłużej do czasu zakończenia procedury poszukiwania najemcy, w której wzięli Państwo udział.

– jeśli są Państwo naszymi Klientami w zakresie zarządzania mieszkaniami na wynajem:

1. w celu zawarcia i wykonania zawartej z Państwem umowy w zakresie obsługi najmu – podstawą prawną przetwarzania jest tutaj art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
2. w celu wykonania ciążących na nas obowiązków prawnych, w szczególności w zakresie prawa podatkowego (np. w celu gromadzenia dokumentacji wymaganej przepisami prawa podatkowego oraz dokonywania rozliczeń w zakresie podatków i opłat) – podstawą prawną przetwarzania jest tutaj art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
3.  w celu realizacji naszego uzasadnionego prawem interesu w postaci zapewnienia możliwości dochodzenia i obrony w zakresie wzajemnych roszczeń oraz roszczeń osób trzecich (w szczególności najemców), prowadzenia wewnętrznej sprawozdawczości i administracji, a także marketingu usług własnych – podstawą prawną przetwarzania jest tutaj art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Państwa dane osobowe będą przetwarzane maksymalnie do czasu zakończenia realizacji zawartej z Państwem umowy oraz przedawnienia wszelkich wynikających z niej roszczeń (zarówno między nami a Państwem jak i między nami a osobami trzecimi – w szczególności najemcami mieszkań) oraz zobowiązań podatkowych.

– jeśli najemcy naszych Klientów podali nam Państwa dane (imię, nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu) jako osób do kontaktu ICE (ang. w razie nagłego wypadku)

1. w celu realizacji naszego uzasadnionego interesu, w poinformowania Państwa o nagłych zdarzeniach dotyczących tego najemcy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Państwa dane przetwarzane będą do czasu zakończenia umowy najmu zawartej pomiędzy Zainteresowanym a Wynajmującym.

– jeżeli udzielają Państwo poręczenia za zobowiązania osoby będącej najemcą naszego Klienta

1. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu zawarcia realizacji naszego uzasadnionego interesu poprzez doprowadzenie do zawarcia przez Państwa z naszym Klientem umowy poręczenia przez Państwa zobowiązania najemcy naszego Klienta, wynikającego z umowy najmu, a także dochodzenia w jego imieniu tychże zobowiązań

Państwa dane przetwarzane będą do czasu zakończenia umowy poręczenia oraz przedawnienia wszystkich wynikających z niej zobowiązań.

– jeżeli są Państwo u nas zatrudnieni

1. w celu wykonania umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej lub umowy o praktyki, a w szczególności wynikających z nich świadczeń (np. wypłaty wynagrodzenia) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit b RODO,
2. w celu realizacji obowiązków prawnych administratora danych jako pracodawcy lub zleceniodawcy, w szczególności w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz płacowej, w zakresie prawa podatkowego i ubezpieczeń społecznych, zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz dla celów oceny Państwa zdolności do pracy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b i h RODO,
3. w celu realizacji uzasadnionych prawnie interesów administratora w postaci kontroli wywiązywania się przez Państwa z obowiązków umownych, wykonania umów z podmiotami trzecimi, dochodzenia i obrony przed roszczeniami związanymi z zawartą z Państwem umową, dochodzenia i obrony przed roszczeniami osób trzecich, zapewnienia bezpieczeństwa na terenie zakładu pracy oraz bezpieczeństwa mienia Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO.

Państwa dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia realizacji zawartej z Państwem umowy oraz przedawnienia wszelkich powstałych w związku z nią roszczeń, a także zobowiązań podatkowych. W wypadkach przewidzianych prawem, w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz płacowej, Państwa dane będą przetwarzane przez okres wymagany przepisami prawa (tj. 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym ustało Państwa zatrudnienie).

– jeżeli korzystają Państwo z formularza kontaktowego na naszej stronie lub prowadzą Państwo z nami korespondencję za pośrednictwem poczty elektronicznej, a nie zachodzi inny rodzaj powiązania z Administratorem

1. w celu realizacji uzasadnionego interesu Administratora danych, w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w postaci udzielenia odpowiedzi na Państwa zapytanie oraz prowadzenia korespondencji

Dane przetwarzane będą do czasu zakończenia pierwszego pełnego roku kalendarzowego od chwili udzielenia odpowiedzi na korespondencję/ zapytanie.

3. Państwa dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia realizacji umowy najmu zawartej pomiędzy Państwem a Wynajmującym oraz przedawnienia wszelkich powstałych w związku z nią roszczeń (tj. między Państwem a Wynajmującym, między nami a Wynajmującym oraz między nami a Państwem) a także zobowiązań podatkowych. Jeśli nie doszło między Wynajmującym a Państwem do zawarcia umowy, Państwa dane będą przetwarzane najdłużej do czasu zakończenia procedury poszukiwania najemcy, w której wzięli Państwo udział.
4. Państwa dane mogą być przekazywane w szczególności następującym kategoriom podmiotów:
   1. naszym pracownikom oraz osobom zatrudnionym u nas na podstawie umów cywilnoprawnych oraz naszym podwykonawcom,
   2. Wynajmującemu (jeśli są Państwo najemcą lub poręczycielem)
   3. podmiotom sprawującym na naszą rzecz obsługę prawną i księgową,
   4. podmiotom zapewniającym nam rozwiązania informatyczne służące realizacji umowy między nami a Wynajmującym oraz naszym celom administracyjnym (w szczególności na chwilę przedstawiania Państwu niniejszej klauzuli: System Obsługi Najmu dostarczany przez Dobrynajem IT sp. z o.o, ul. Henryka Pachońskiego 32a/27, 31 – 223 Kraków, Google Drive dostarczany przez Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA oraz hosting zapewniany przez Toxpress Tomasz Tykierka, Szkolna 14a/1, 47-420 Budziska)
   5. spółdzielniom, wspólnotom mieszkaniowym oraz dostawcom mediów, przed którymi reprezentujemy Wynajmującego,
   6. biurom informacji gospodarczej oraz giełdom wierzytelności,
   7. bankom i ubezpieczycielom (w szczególności, jeśli konieczne jest zawarcie na Państwa rzecz umowy ubezpieczenia oraz w przypadku zgłaszania szkód),
   8. naszym klientom oraz osobom zainteresowanym zawarciem z nimi umowy najmu,
   9. służbom BHP oraz podmiotom wykonującym zadania z zakresu medycyny pracy,
   10. uprawnionym organom Państwowym (w szczególności administracji skarbowej oraz organom rentowym).
5. Jeżeli są Państwo u nas zatrudnieni, dane w postaci imienia i nazwiska oraz służbowych danych kontaktowych mogą być również podane do wiadomości publicznej (np. na naszej stronie internetowej), jeżeli jest to uzasadnione zakresem Państwa obowiązków służbowych
6. W związku z korzystaniem przez nas z usługi Google Drive służącej do przechowywania dokumentów w tzw. chmurze, której operatorem jest Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, Państwa dane mogą być przechowywane na serwerach położonych poza terytorium Unii Europejskiej (w szczególności na terytorium Stanów Zjednoczonych Ameryki, jednak Google LLC przystąpiło do programu „Privacy Shield”, co oznacza stwierdzenie przez Komisję Europejską, iż podmiot ten zapewnia wymagany prawem obowiązującym na terenie Unii Europejskiej poziom ochrony danych osobowych.
7. Mają Państwo prawo dostępu do swoich danych i ich poprawiania, a także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych w przypadkach, o których mowa w art. 17 i 18 RODO (w szczególności, gdy uważają Państwo, że dane przetwarzane są niezgodnie z prawem). W przypadku danych przetwarzanych w celu realizacji naszego uzasadnionego interesu, mają Państwo prawo do sprzeciwu wobec ich przetwarzania ze względu na wystąpienie u Państwa szczególnej sytuacji. Jeżeli uważają Państwo, że Państwa dane przetwarzane są niezgodnie z prawem, mają Państwo prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Mogą Państwo również w każdym momencie cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych.
8. Jeżeli przetwarzamy dane, które sami Państwo nam podali – ich podanie jest dobrowolne, jednak może okazać się niezbędne do zawarcia umowy z Wynajmującym oraz jej prawidłowej realizacji. Jeśli są Państwo naszymi najemcami, dane mogą być również zbierane automatycznie, poprzez nagrywanie rozmów telefonicznych.